Mejores Prácticas para el Manejo de Datos Personales en Bases de Datos

La protección de los datos personales es una responsabilidad fundamental para investigadores y profesionales. Desde las primeras etapas del diseño de la investigación hasta el desarrollo de protocolos de gestión de datos, la protección de los participantes debe seguir siendo una prioridad central. La comunicación clara es esencial: los participantes deben entender qué información se recopila, cómo se utilizará, y su consentimiento informado debe ser asegurado antes de que se recopile cualquier dato.

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¿Qué son los Datos Personales?

Definición del RGPD

"Cualquier información relacionada con una persona natural identificada o identificable" - incluyendo nombres, números de identificación, datos de ubicación, identificadores en línea y factores específicos de la identidad física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural o social.

Consideración Especial para Poblaciones Pequeñas

En organizaciones o comunidades pequeñas, las características demográficas que normalmente no identificarían a alguien pueden convertirse en datos personales. Ser la única persona de cierta etnia, género o grupo de edad en una población pequeña puede hacer que alguien sea fácilmente identificable incluso sin su nombre.

Fases de Implementación

📋

Antes de la Recopilación

Minimizar la recopilación de datos personales - solo lo necesario
Obtener el consentimiento libre, previo e informado de los participantes
Evitar recopilar nombres cuando sea posible
Usar identificadores únicos en lugar de nombres
Planificar tablas separadas para datos personales
Presentar ante el Comité de Ética

📊

Durante la Recopilación

Usar solo dispositivos profesionales
Proteger todos los dispositivos con contraseña
Bloquear dispositivos cuando no estén en uso
Seguir los protocolos de recopilación de datos

💾

Después de la Recopilación

Separar datos personales en diferentes tablas
Nombres y geografía en una tabla
Demografía en tabla separada
Aplicar búferes de distancia a datos geográficos
Vincular tablas solo con IDs únicos

🔒

Medidas de Seguridad

Encriptar todas las bases de datos y copias de seguridad
Contraseñas fuertes y autenticación de 2 factores
Controles de acceso basados en roles
Registro de auditoría completo
Revisiones de seguridad regulares

Cronograma de Retención de Datos

📅

10 Años
Eliminar nombres, fotos,
números de teléfono, correos electrónicos,
direcciones, números de identificación

🗂️

50 Años
Eliminar todos los datos sin procesar
Conservar solo datos resumidos

Lista de Verificación de Referencia Rápida

🎯 Planificación y Recopilación

Minimizar la recopilación de datos personales
Usar identificadores únicos
Planificar tablas de base de datos separadas
Presentar ante el Comité de Ética
Considerar riesgos de población pequeña
Usar solo dispositivos profesionales

🔐 Almacenamiento y Seguridad

Separar datos personales de otros datos
Aplicar búferes de distancia geográfica
Encriptar bases de datos y copias de seguridad
Implementar autenticación fuerte
Establecer niveles de acceso basados en roles
Monitorear con registros de auditoría

⏰ Retención de Datos

Documentar períodos de retención en el Plan de Gestión de Datos
10 años: Eliminar identificadores directos
50 años: Eliminar todos los datos sin procesar
Conservar solo estadísticas resumidas
Revisar permisos de acceso regularmente
Asegurar cumplimiento normativo