Bonnes Pratiques pour la Gestion des DCP dans les Bases de Données

Bonnes Pratiques pour la Gestion des Données à Caractère Personnel dans les Bases de Données

La protection des données à caractère personnel (DCP) est une responsabilité fondamentale pour les chercheurs et les praticiens. Dès les premières étapes de la conception de l'enquête jusqu'au développement des protocoles de gestion des données, la protection des participants doit rester une priorité centrale. Une communication claire est essentielle – les participants doivent comprendre quelles informations sont collectées, comment elles seront utilisées, et leur consentement éclairé doit être obtenu avant toute collecte de données.

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Qu'est-ce qu'une Donnée à Caractère Personnel ?

Définition du RGPD

« Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable » - y compris les noms, numéros d'identification, données de localisation, identifiants en ligne, et facteurs spécifiques à l'identité physique, physiologique, génétique, mentale, économique, culturelle ou sociale.

Considération Spéciale pour les Petites Populations

Dans les petites organisations ou communautés, des caractéristiques démographiques qui n'identifieraient normalement pas une personne peuvent devenir des DCP. Être la seule personne d'une certaine origine ethnique, d'un certain genre ou d'un certain groupe d'âge dans une petite population peut rendre quelqu'un facilement identifiable même sans son nom.

Phases de Mise en Œuvre

📋

Avant la Collecte

Minimiser la collecte de DCP - uniquement ce qui est nécessaire
Obtenir le consentement libre, préalable et éclairé des participants
Éviter de collecter les noms lorsque c'est possible
Utiliser des identifiants uniques au lieu des noms
Planifier des tables séparées pour les DCP
Soumettre au Comité d'Éthique

📊

Pendant la Collecte

Utiliser uniquement des appareils professionnels
Protéger tous les appareils par mot de passe
Verrouiller les appareils lorsqu'ils ne sont pas utilisés
Suivre les protocoles de collecte de données

💾

Après la Collecte

Séparer les DCP dans différentes tables
Noms et géographie dans une table
Données démographiques dans une table séparée
Appliquer des zones tampons de distance aux données géographiques
Lier les tables uniquement avec des identifiants uniques

🔒

Mesures de Sécurité

Chiffrer toutes les bases de données et sauvegardes
Mots de passe robustes et authentification à 2 facteurs
Contrôles d'accès basés sur les rôles
Journalisation complète des audits
Révisions de sécurité régulières

Calendrier de Conservation des Données

📅

10 Ans
Supprimer les noms, photos,
numéros de téléphone, e-mails,
adresses, numéros d'identification

🗂️

50 Ans
Supprimer toutes les données brutes
Conserver uniquement les données synthétiques

Liste de Contrôle Rapide

🎯 Planification et Collecte

Minimiser la collecte de DCP
Utiliser des identifiants uniques
Planifier des tables de base de données séparées
Soumettre au Comité d'Éthique
Considérer les risques des petites populations
Utiliser uniquement des appareils professionnels

🔐 Stockage et Sécurité

Séparer les DCP des autres données
Appliquer des zones tampons de distance géographique
Chiffrer les bases de données et les sauvegardes
Mettre en place une authentification forte
Définir des niveaux d'accès basés sur les rôles
Surveiller avec des journaux d'audit

⏰ Conservation des Données

Documenter les périodes de conservation dans le PGD
10 ans : Supprimer les identifiants directs
50 ans : Supprimer toutes les données brutes
Conserver uniquement les statistiques synthétiques
Réviser régulièrement les autorisations d'accès
Assurer la conformité réglementaire